In einem Arbeitsumfeld, das oft von hohen Dokumentationsanforderungen und strengen Regulierungen geprägt ist, bieten diese Systeme eine wertvolle Unterstützung. „Die Mitarbeiter können sich nun voll auf den Kunden konzentrieren, während das Assistenzsystem im Hintergrund automatisch Informationen aufnimmt oder diese im Nachgang des Termins per Sprache erfasst, verarbeitet und notwendige Schritte einleitet“, sagt Dukino.
■ Mehr Zeit für das Wesentliche
Pharmaunternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Außendienstteams effizienter aufzustellen, um dem wachsenden Druck von regulatorischen Anforderungen und steigender Konkurrenz gerecht zu werden. „Die Zeit, die Außendienstmitarbeiter mit administrativen Aufgaben verbringen, ist oft enorm“, so Dukino. „Diese Aufgaben reichen von der Dokumentation der Besuche über die Planung der nächsten Schritte bis hin zum Versand von Materialien an die Kunden.“ Digitale Assistenzsysteme können viele dieser Tätigkeiten unterstützen und geben den Außendienstmitarbeitenden so mehr Zeit, sich auf ihre Hauptaufgabe zu konzentrieren: den persönlichen Kontakt mit Ärztinnen, Ärzten und Fachpersonal.
Vor allem die lästigen administrativen Aufgaben können dadurch automatisiert werden. So können beispielsweise im Nachgang einfach und schnell Informationen an den Kunden oder die Kundin versendet werden. Das geschieht etwa durch standardisierte, aber dennoch personalisierte Mails, die im Übrigen auch sehr schnell über Sprache erfasst werden können.
Claudia Dukino. Quelle: Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO
Eine der größten Stärken digitaler Assistenzsysteme liegt in der Personalisierung. „Die Systeme können angepasst werden, wenn dahingehend Bedarf offenbar wird. Dieses exklusive Anstoßen von Anpassungen finden wir wichtig, da gerade die Anpassung an die domänenspezifische Sprache den Mehrwert für den Nutzenden bietet. Allerdings erfolgt diese Anpassung nicht dauerhaft, sondern gezielt, um Angriffe beziehungsweise Datenmanipulation zu vermeiden und schützenswerte Daten nicht zweckzuentfremden“, erklärt Dukino. In der Folge können Außendienstmitarbeitende gezielt auf die Bedürfnisse und Interessen der Kundinnen und Kunden eingehen. „Das spart nicht nur Zeit, sondern macht die Kommunikation auch viel zielgerichteter“.
■ Digitale Assistenzsysteme: Unverzichtbar im Pharmamarketing
Die Integration dieser Systeme in den Arbeitsalltag des Außendienstes erfordert jedoch auch Anpassungen. Pharmaunternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre Mitarbeitenden zu schulen und die Systeme nahtlos in die bestehenden Prozesse zu integrieren. Dukino betont, dass es dabei nicht darum geht, den Außendienst zu ersetzen, sondern ihn zu unterstützen. „Das Ziel ist es, die Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne den menschlichen Faktor aus den Augen zu verlieren“, erklärt sie. „Der persönliche Kontakt bleibt weiterhin zentral, aber die Assistenzsysteme nehmen dem Außendienst viele der zeitaufwändigen Aufgaben ab.“
In den nächsten Jahren wird die Bedeutung digitaler Assistenzsysteme im Pharmamarketing weiter zunehmen. Dukino sieht in der fortschreitenden Automatisierung und Personalisierung einen klaren Vorteil für Pharmaunternehmen. „Wir stehen erst am Anfang dieser Entwicklung“, sagt sie. „Die Systeme werden in Zukunft noch intelligenter und effizienter, was zu einer weiteren Entlastung des Außendienstes führen wird.“
Für Pharmaunternehmen eröffnen sich dadurch Wettbewerbsvorteile. „Die Möglichkeit, schneller und gezielter auf die Bedürfnisse der Ärztinnen und Ärzte einzugehen, wird entscheidend sein, um langfristig erfolgreich zu bleiben“, fasst Dukino zusammen. Gleichzeitig werde es wichtig sein, die Mitarbeitenden in den Transformationsprozess einzubinden, um die Akzeptanz der neuen Technologien zu sichern.